Unfälle und Kleinverletzungen richtig dokumentieren

• Für Unfallanzeigen müssen in jedem Fall die offiziellen Formulare verwendet werden
• Exakte Angaben zum Unfallhergang sind für künftige Präventionsmaßnahmen wichtig
• Bei Einträgen zu Kleinverletzungen sollte der Datenschutz beachtet werden

Nach jedem Unfall, bei dem ein Arztbesuch nötig ist und Kosten für Transport, Arzt, Untersuchung und Behandlung entstehen, muss der Unfallversicherungsträger innerhalb von drei Tagen eine Unfallmeldung erhalten. Das offizielle Formular für die Unfallanzeige sollte im Schulsekretariat verfügbar sein.

Unfallanzeigen werden statistisch ausgewertet
Der Unfallhergang kann von der Lehrkraft geschildert werden, die den Unfall beobachtet hat. Wichtig ist, dass die Schulleitung die Unfallanzeige unterschreibt. Damit dokumentiert sie ihre Kenntnis des Unfalls. In der Unfallanzeige sind Zeitpunkt, Ort, Tätigkeit und der genaue Unfallhergang möglichst präzise anzugeben.

Das Formular der Unfallanzeige ist bei den meisten Unfallversicherungsträgern online als Download erhältlich, meist kann die ausgefüllte Unfallanzeige auf digitalem Weg zurückgeschickt werden. Alle eingehenden Unfallanzeigen werden statistisch erfasst und ausgewertet. Daher können Unfälle nicht formlos als Fließtext gemeldet werden, sondern es muss auf jeden Fall das entsprechende Formular des Unfallversicherungsträgers verwendet werden. Nur durch exakte Angaben ist für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Entschädigungsabteilungen der Zusammenhang von Unfallzeitpunkt, Schulveranstaltung und versicherter Person nachvollziehbar. Kleine Verletzungen, die keinen Arztbesuch erfordern, werden in einer Tabelle dokumentiert. Früher wurde ein sogenanntes Verbandbuch verwendet. Darin konnte man, vor allem bei Lagerung in zentralen Verbandkästen, nachlesen, wer sich wann, wobei und an welchem Körperteil verletzt hatte. Allerdings war der Datenschutz für die Verletzten bei einem solchen Verfahren nicht gewährleistet.

Grundsätze der Prävention

• Schulleitungen sind verpflichtet, das Unfallgeschehen an der Schule zu dokumentieren, um daraus für die Zukunft geeignete Präventionsmaßnahmen zu treffen. Dies sehen die kultusministeriellen Regelungen der Bundesländer und auch die DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ verbindlich vor.
• Weiterführende Informationen zur Dokumentation von Bagatellunfällen bietet die DGUV Information 204-021, abrufbar unter publikationen.dguv.de; Suchbegriff 204-021.

Checkliste

• Wo werden die Kopien der Unfallanzeigen aufbewahrt?
• Wird die Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren eingehalten?
• In welchem PC-Ordner sind die Einträge von Unfallanzeigen, Verbandbuch und Erste-Hilfe-Leistungen gespeichert?
• Wo steht der Papierordner der Anzeigen, Einträge und Leistungen?
• Werden beide Ablagen regelmäßig von Schulleitung und Sicherheitsbeauftragten ausgewertet (Unfallhergänge, Verletzungsarten)?
• Wer kümmert sich um die Beschaffung der Vordrucke und Ablage der Aufzeichnungen?
• Entsprechen die Dokumentationen des Unfallgeschehens den Vorgaben des Datenschutzes?

Katja Seßlen, Stellvertretende Abteilungsleiterin Bildungswesen, Kommunale Unfallversicherung Bayern (KUVB)

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„Verborgenes Unfallgeschehen“
Aus diesem Grund verwenden die meisten Betriebe mittlerweile Abreißblocks oder Einzelblätter (siehe Infokasten). Jeder Bagatellunfall wird auf einem Einzelblatt gesondert notiert, im Sekretariat abgegeben und dort datenschutzgerecht mit fünfjähriger Aufbewahrungsfrist unter Verschluss gehalten. Manche Schulen nutzen inzwischen digitale Methoden, das heißt Tabellen nach obigem Muster, die im Sekretariat gesichert und unter Verschluss auf dem Schulrechner liegen.

Lehrkräfte fragen sich oft, warum jeder noch so winzige „Kratzer“ und jedes verwendete Pflaster aufgeschrieben werden müssen. Doch gerade die kleinen Verletzungen geben Hinweise auf ein ansonsten „verborgenes Unfallgeschehen“, auf defekte Gegenstände im Schulgebäude, Missachtung von Sicherheitsbestimmungen, auf Raufereien – oder eben auf Vorfälle, die bislang noch nicht auftraten, aber in Zukunft vermeidbar wären, sofern man ihre Ursache dokumentiert hat und damit kennt.

Die Dokumentation der Bagatellverletzungen gibt neben Namen des Zeugen und Ersthelfers unter anderem den Unfallzeitpunkt an. Sprich: Der Zusammenhang zwischen Unfall, Versicherten und versicherter Tätigkeit kann auch nachgewiesen werden, wenn sich eine geringfügige Verletzung zum Beispiel durch Infektion verschlimmert und dadurch erst später ein Arztbesuch notwendig wird. Somit kann auch rückwirkend eine Unfallanzeige erstellt und der Fall als „Schulunfall“ anerkannt werden.

Letztlich lässt sich auch der Verbrauch an Verbandmaterialien über diese Aufzeichnungen feststellen. Eventueller Schwund erfordert eine rechtzeitige Neubeschaffung des im Sportbereich vorgeschriebenen Verbandzeugs. Denn Erste Hilfe darf niemals an fehlendem Material scheitern.